Le attese in ospedale spesso iniziano già dall'accettazione, tra lunghe code e personale operativo sotto pressione. In media, il check-in richiede circa 5 minuti per paziente, ma questo tempo può aumentare in base alla quantità di dati da raccogliere, al sistema utilizzato e alla gestione di pratiche assicurative, generando un aumento di costi e disagi. L'adozione di sistemi di self-check-in libera gli operatori al desk da compiti ripetitivi, rendendo l'accesso alle cure più rapido ed efficiente.

Come funziona il Self Check-In?

Il self check-in è un sistema di registrazione automatizzata che consente ai pazienti di registrarsi in una struttura sanitaria tramite l'uso di totem, browser mobile o app, senza la necessità di interagire con il personale al desk. TuoTempo fornisce una soluzione semplice e fluida per il check-in automatico, grazie alle seguenti funzionalità:

Invio di codici digitali. Il centro medico può scegliere quale tipo di codice inviare al paziente per il self check-in tra le seguenti opzioni: un codice numerico da inserire tramite tastiera o touchscreen, un codice a barre o un QR code, nel caso in cui il centro disponga di totem con scanner ottico. I pazienti dovranno posizionare il codice ricevuto sotto il lettore per completare l'accettazione.

Configurazioni flessibili. Per adattarsi alle esigenze organizzative della struttura, il self check-in può essere configurato con parametri specifici, come l’attivazione del check-in da mobile a partire da 30 minuti prima dell’appuntamento e entro un raggio predefinito (es. 250 metri dal centro medico).

Wayfinding. Durante la procedura di check-in, il sistema può fornire informazioni dettagliate sulla visita, indicando ad esempio il numero della stanza, il piano dell’edificio e indicazioni su come raggiungere il luogo dell’appuntamento.

Ulteriori soluzioni di TuoTempo per la gestione dei pazienti consentono di automatizzare diverse procedure collegate alla visita, come l’invio di promemoria dell’appuntamento con il codice per il check-in e il link per gestire autonomamente la prenotazione, l’upload di documenti e il pagamento online.

Quali sono i maggiori benefici?

Implementare un sistema di self check-in porta vantaggi significativi per la gestione interna dei centri medici e per l'esperienza in struttura dei pazienti:

Meno Code e Tempi di Attesa
Il self check-in è una soluzione efficace per ridurre le lunghe code nelle aree di accettazione degli ospedali. I pazienti possono completare il processo di registrazione in pochi secondi, evitando così attese prolungate. Questo porta a una gestione più rapida dei flussi operativi, migliorando l'efficienza generale della struttura e garantendo un accesso più veloce alle prestazioni.

Efficienza Operativa
Con l'introduzione del self check-in, il personale al desk può concentrarsi su attività più complesse, poiché non è necessario gestire manualmente le registrazioni. Questo alleggerisce il carico di lavoro e riduce eventuali errori amministrativi, migliorando la qualità e la precisione dei dati raccolti. La digitalizzazione delle operazioni quotidiane ottimizza la gestione complessiva della struttura sanitaria.

Riduzione dei Costi
Automatizzando il processo di accettazione, si riduce la necessità di addetti al desk, permettendo di ottimizzare le risorse in attività a maggiore valore aggiunto. Allo stesso tempo, la digitalizzazione del check-in consente di eliminare l'uso di moduli cartacei, fotocopie e stampe, abbattendo i costi legati ai materiali di consumo.

Migliore Esperienza per il Paziente
La digitalizzazione del flusso riduce errori e discrepanze nei dati, rendendo i registri sanitari più affidabili e contribuendo a garantire un servizio più accurato per i pazienti. Inoltre, grazie a interfacce intuitive, il self check-in consente ai pazienti di completare rapidamente l'accettazione e di accedere alle informazioni sull'appuntamento, rendendo l’esperienza più veloce e meno stressante.

Tutela dei Pazienti Vulnerabili
In un contesto sanitario, minimizzare le interazioni fisiche riduce il rischio di contagio e protegge la salute, soprattutto in caso di persone vulnerabili o di emergenze sanitarie. Il self check-in contribuisce a garantire un ambiente più sicuro per pazienti e personale in struttura.

Conclusioni

L’adozione del self check-in rappresenta un’evoluzione strategica per il settore sanitario, consentendo una gestione più efficiente dei flussi operativi e un'ottimizzazione delle risorse interne. Grazie a soluzioni innovative come quelle offerte da TuoTempo, i centri medici possono migliorare l’esperienza del paziente, riducendo i tempi di attesa e garantendo al contempo la qualità del servizio, l’attenzione e la cura personalizzata.