TUOTEMPO SRL (nel seguito anche “TuoTempo”) è una azienda che offre sul mercato nazionale ed internazionale la sua offerta di CRM in modalità Software as a Service per la Sanità pubblica e privata.
Con l’approvazione del presente Codice Etico (nel seguito anche “Codice”), TuoTempo dichiara di ispirare la propria attività ai principi in esso contenuti al fine di non intraprendere, o proseguire, alcun rapporto con chiunque dimostri di non condividerne lo spirito o ne violi i principi e le regole di condotta.
Il presente documento intende riepilogare, anche alla luce del Decreto Legislativo n. 231 del 2001, i valori, la cultura aziendale e le regole comportamentali che TuoTempo pone da sempre alla base nella conduzione dei propri affari. Pertanto l’adozione del presente documento intende soddisfare le necessità e le aspettative di tutti gli interlocutori interni ed esterni all’azienda. In nessun modo il perseguimento dell’interesse aziendale può prescindere dal rispetto delle normative vigenti e dai contenuti del Codice.
Il Codice Etico è suddiviso nelle seguenti tre parti:
Il Codice Etico si applica ai membri del Consiglio di Amministrazione, i dipendenti e tutti coloro che, a vario titolo, agiscono in nome o per conto e nell’interesse o vantaggio di TuoTempo, indipendentemente dalla qualificazione giuridica del rapporto (a titolo esemplificativo collaboratori a progetto, prestatori di lavoro temporaneo, interinali).
Creare valore per i Clienti, i loro Pazienti, i nostri collaboratori e gli Azionisti semplificando l’accesso alla diagnosi e alle cura nel rispetto della Legge e dei Principi Etici Universali.
Prospettare e realizzare soluzioni software in grado di supportare l’erogazione di servizi sanitari alla persona, affinché questi siano appropriati, efficienti, etici e sostenibili.
Crediamo infatti che questi criteri debbano rappresentare un punto di riferimento costante e forte nella progettazione delle nostre soluzioni:
La cultura aziendale che contraddistingue TuoTempo è basata su 4 principi fondamentali:
TuoTempo tutela il rischio imprenditoriale attraverso una politica attenta a salvaguardare la solidità in un’ottica di sostenibilità di medio-lungo periodo per promuovere al contempo la competitività economica e il rispetto dei principi di correttezza e trasparenza.
TuoTempo osserva elevati standard di buon governo societario a tutela del proprio valore e della propria reputazione, nell’interesse dei soci e di tutti gli stakeholder.
Garantisce inoltre a tutti i soci correttezza, chiarezza e parità di accesso alle informazioni societarie.
Rappresentatività e collaborazione
Tutti i collaboratori di TuoTempo sono tenuti ad agire con rigore e impegno professionale, al fine di tutelare la reputazione di TuoTempo, impostando con ogni interlocutore, interno o esterno, relazioni basate sulla fiducia e sulla collaborazione reciproca. I collaboratori si rendono garanti, nella conduzione quotidiana delle proprie attività, del rispetto di elevati standard comportamentali, valorizzando l’affidabilità, l’efficienza e l’eccellenza che contraddistinguono lo stile di TuoTempo.
Condotta onesta e trasparente
I collaboratori sono tenuti ad una condotta integra nel rispetto degli impegni, delle procedure, dei regolamenti e delle normative vigenti. La convinzione di agire a vantaggio di TuoTempo non può, in alcun modo, giustificare la tenuta di comportamenti in contrasto con i principi dettati dal presente documento, la cui generalizzata osservanza è di fondamentale importanza per il buon funzionamento ed il prestigio della azienda.
Conflitto di interessi
Il conflitto di interessi si verifica quando un collaboratore di TuoTempo utilizza la propria posizione per profitto personale o qualora gli interessi personali entrino in conflitto con gli interessi dell’azienda. Pertanto ciascun collaboratore deve evitare qualsiasi coinvolgimento che interferisca, o possa interferire, con la sua capacità di valutare in modo imparziale le decisioni per conto di TuoTempo. I collaboratori sono tenuti a segnalare ogni situazione di conflitto di interessi. A titolo esemplificativo costituisce conflitto di interesse:
Trattamento delle informazioni
Trasparenza e correttezza delle informazioni: i collaboratori devono assicurare veridicità, trasparenza, accuratezza e completezza della documentazione e delle informazioni rese nello svolgimento dell’attività di propria competenza. TuoTempo condanna qualsiasi comportamento volto ad alterare la correttezza e la veridicità dei dati e delle informazioni contenute nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste per legge e dirette al pubblico, alle autorità di controllo, al collegio sindacale e ai revisori contabili.
Riservatezza delle informazioni: i collaboratori, nel rigoroso rispetto delle normative vigenti, devono garantire la massima riservatezza su informazioni strategiche, confidenziali o relative alla proprietà intellettuale di TuoTempo. TuoTempo garantisce la corretta gestione delle informazioni riservate e richiede ai collaboratori di mantenere il più assoluto riserbo su ogni informazione riservata inerente l’azienda o terzi.
Tutela dei dati personali: l’azienda tutela i dati personali acquisiti nello svolgimento delle proprie attività relativamente ai collaboratori e ai terzi. TuoTempo tratta tali dati nel rispetto delle normative vigenti e della tutela morale delle persone.
Tracciabilità e correttezza delle operazioni
Tutte le operazioni e le transazioni, intese nel senso più ampio del termine, devono essere autorizzate e registrate nel rispetto dei principi di onestà e imparzialità. Spetta a tutti i collaboratori operare con la dovuta diligenza e garantire che le attività svolte siano supportate da riscontri documentali e/o informatici anche al fine di permettere la congruità e la legittimità dell’operazione, nonché individuare chi l’abbia autorizzata, effettuata, registrata e verificata. TuoTempo promuove il principio del corretto comportamento nelle attività d’impresa anche con riferimento alle fattispecie di reato previste dal Decreto Legislativo n. 231 del 2001.
Regalìe e benefici
Il dipendente di TuoTempo non può chiedere, per sé o per altri, anche per interposta persona, regali, denaro, o altre utilità, né accettare queste ultime, salvo quelle d’uso di modico valore o conformi alle normali pratiche commerciali e di cortesia, da chiunque abbia tratto o che comunque possa trarre benefici dall’attività di TuoTempo. Il dipendente non può altresì offrire regali, denaro o altre utilità a tutti quei soggetti da cui possa acquisire trattamenti di valore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a TuoTempo, assicurando alla stessa un bene o un vantaggio.
Uso dei beni aziendali
Le persone di TuoTempo sono tenute ad operare con diligenza a tutela dei beni aziendali (materiali e immateriali) facendone un uso appropriato e adottando comportamenti che ne impediscano l’uso inopportuno da parte di terzi. Rispetto all’utilizzo dei sistemi informatici ogni dipendente è responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore ed alle condizioni dei contratti di licenza. Salvo quanto previsto dalla normativa vigente, rientra nell’uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all’immagine di TuoTempo. Ogni dipendente è altresì tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire ogni comportamento che potenzialmente potrebbe portare alla commissione di reati informatici o di trattamento illecito di dati.
Ambiente di lavoro
TuoTempo adotta tutte le misure di sicurezza richieste dall’evoluzione tecnologica per garantire un ambiente lavorativo sicuro e salubre, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione. L’azienda promuove la diffusione di una cultura della sicurezza consapevole incoraggiando comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori, al fine di preservare, soprattutto con azioni preventive, la loro salute e sicurezza. A tal fine, TuoTempo realizza interventi di natura tecnica ed organizzativa, concernenti la valutazione dei rischi, l’adozione delle migliori tecnologie, il monitoraggio delle metodologie di lavoro e l’apporto di interventi formativi e di comunicazione. Le persone di TuoTempo sono tenute allo scrupoloso rispetto delle norme e degli obblighi derivanti dalla normativa di riferimento in tema di salute e sicurezza, nonché del rispetto di tutte le misure richieste dalle procedure interne. TuoTempo si impegna a garantire il rispetto delle condizioni necessarie per l’esistenza di un ambiente di lavoro collaborativo e non ostile ed a prevenire comportamenti discriminatori di qualsiasi tipo. È richiesta la collaborazione di tutti al fine di mantenere un clima di reciproco rispetto delle dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno.
Assunzione e valutazione del personale
La selezione del personale è subordinata alla verifica della piena rispondenza dei candidati ad una sostanziale aderenza ai profili professionali richiesti. La funzione competente della ricerca e selezione del personale, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi o forme di clientelismo. L’assunzione del personale avviene sulla base di regolari contratti di lavoro, non essendo ammessa alcuna forma di rapporto lavorativo non conforme o comunque elusiva delle normative vigenti. TuoTempo, nell’ambito della valutazione del personale, definisce gli obiettivi aziendali, sia generali che individuali, sulla base di risultati possibili, concreti e misurabili.
Qualità e innovazione
Grazie alle costante attenzione su qualità e innovazione del software, i prodotti e le soluzioni TuoTempo si adattano alle esigenze delle organizzazioni sanitarie supportandole nella loro continua evoluzione verso un modello di sanità più vicina al paziente e, allo stesso tempo, economicamente sostenibile. TuoTempo assicura al cliente la migliore esecuzione degli incarichi affidati proponendo soluzioni sempre più avanzate ed innovative, in un’ottica di integrazione, qualità, efficacia, efficienza ed economicità.
Correttezza negoziale e contrattuale
Costituisce obiettivo prioritario di TuoTempo la piena soddisfazione delle esigenze dei propri clienti, anche al fine della creazione di un solido rapporto ispirato ai generali valori di correttezza, onestà, efficienza e professionalità. I contratti stipulati con i clienti, ed in generale ogni comunicazione agli stessi indirizzata, sono improntati a criteri di semplicità, chiarezza e completezza, evitando il ricorso a qualsiasi pratica ingannevole. Al sopraggiungere di eventi imprevisti, l’azienda si impegna a non sfruttare situazioni di dipendenza o debolezza della controparte.
Obiettiva valutazione
Il processo di selezione dei fornitori, basato su criteri oggettivi e documentabili, avviene nel rispetto delle procedure interne, della normativa di riferimento, dei principi di correttezza, economicità e qualità.
Correttezza negoziale ed equità contrattuale
TuoTempo imposta i contratti con i propri fornitori in modo corretto, completo e trasparente, cercando di prevedere le circostanze che potrebbero influire significativamente sulla relazione instaurata. Al sopraggiungere di eventi imprevisti, TuoTempo si impegna a non sfruttare situazioni di dipendenza o debolezza della controparte e si aspetta dai fornitori un identico comportamento. I singoli fornitori dichiarano di condividere i principi enunciati dal presente documento e si impegnano a rispettarli. La violazione dei principi in esso stabiliti costituisce un inadempimento contrattuale, pena l’interruzione del rapporto in essere.
Trasparenza e rispetto degli impegni
I finanziatori sono gli enti che forniscono sostegno finanziario alle scelte di investimento di TuoTempo. TuoTempo assicura veridicità e tempestività dell’informativa richiesta da enti finanziatori, in modo tale che la loro decisione di investimento sia fondata sulla rappresentazione veritiera della situazione patrimoniale, economica e finanziaria. A fronte di finanziamenti ricevuti, TuoTempo rispetta rigorosamente gli impegni presi con gli enti erogatori, rispettando puntualmente le scadenze concordate.
Integrità e indipendenza nei rapporti
Al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti istituzionali, questi sono intrattenuti esclusivamente attraverso referenti che abbiano ricevuto esplicito mandato dagli organismi aziendali e che non versino in situazioni di conflitto di interesse rispetto ai rappresentanti delle istituzioni stesse. Omaggi o atti di cortesia e di ospitalità verso i rappresentanti di governi, pubblici ufficiali e pubblici dipendenti sono consentiti nella misura in cui, il modico valore di essi, non comprometta l’integrità, l’indipendenza e la reputazione di una delle parti. In ogni caso tali tipologie di spesa devono essere autorizzate e documentate in modo adeguato. Nel corso di una trattativa d’affari, richiesta o rapporto di qualsiasi natura con la Pubblica Amministrazione non vanno intraprese, direttamente o indirettamente, azioni che possano proporre opportunità di impiego e/o commerciali dalle quali derivino vantaggi, per sé o per altri, ai dipendenti della Pubblica Amministrazione o ai loro parenti o affini.
TuoTempo ispira la propria condotta al rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, al fine di non indurre la Pubblica Amministrazione alla violazione dei principi dell’imparzialità e del buon andamento cui è tenuta. I contatti con la Pubblica Amministrazione sono gestiti, in conformità con le procedure aziendali, da chi è specificatamente e formalmente incaricato a trattare e/o intrattenere rapporti commerciali con Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio appartenenti a dette amministrazioni.
Regalìe e benefici
TuoTempo condanna qualsiasi comportamento, da chiunque posto in essere, consistente nel promettere od offrire direttamente o indirettamente regalie e benefici (denaro, oggetti, servizi, prestazioni, favori o altre utilità) a Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio italiani o esteri, o loro parenti, da cui possa conseguirne un indebito o illecito interesse e/o vantaggio. A titolo esemplificativo, è proibito promettere e/o offrire qualsiasi regalìa e/o beneficio per: • ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con enti della Pubblica Amministrazione; • indurre Pubblici ufficiali/Incaricati di pubblico servizio ad utilizzare la loro influenza su altri soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione.
Trattative d’affari
Nell’ambito di una qualsiasi trattativa d’affari, una richiesta o un rapporto con la Pubblica Amministrazione, non devono essere tenuti, per nessuna ragione, comportamenti volti a fare conseguire a TuoTempo indebiti profitti e/o vantaggi. A titolo esemplificativo, non possono essere intrapresi, direttamente o indirettamente, le seguenti azioni:
Rapporti di collaborazione
Tutti gli eventuali rapporti di collaborazione professionale, di natura economica e/o finanziaria che saranno assunti con dipendenti o ex dipendenti della Pubblica Amministrazione, o loro parenti e affini, che negli ultimi cinque anni abbiano partecipato personalmente a trattative d’affari o avallato richieste effettuate da TuoTempo alla Pubblica Amministrazione, devono essere portati a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza che effettua le sue proprie valutazioni nella fase preliminare di assunzione degli stessi.
Finanziamenti, contributi e sovvenzioni
È proibito destinare a finalità diverse da quelle per cui sono stati eventualmente concessi, contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dalla Comunità Europea, dallo Stato o da altri enti pubblici. TuoTempo condanna i comportamenti volti ad ottenere, da parte della Pubblica Amministrazione, qualsiasi tipo di contributo, finanziamento, mutuo agevolato o altra erogazione dello stesso tipo, per mezzo di dichiarazioni e/o documenti allo scopo alterati o falsificati, o per il tramite di informazioni omesse o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, compresi quelli realizzati per mezzo di un sistema informatico o telematico, volti ad indurre in errore l’ente erogatore. I soggetti a ciò delegati dovranno riporre una maggiore attenzione per tutte le informazioni di carattere confidenziale di cui dovessero venire a conoscenza nonché nella scrupolosa protocollazione e rendicontazione di ogni documento o elaborato da essi eseguito e/o trasmesso a enti della Pubblica Amministrazione.
Mass-media
La comunicazione di dati o informazioni afferenti a TuoTempo e dirette ai mass-media potranno essere divulgate solamente dalle funzioni aziendali a ciò delegate o con l’autorizzazione di queste. In ogni caso la comunicazione all’esterno è improntata al rispetto del diritto all’informazione e deve, perciò, essere veritiera, completa e non tendenziosa. E’ vietata ogni forma di pressione sui mezzi di comunicazione finalizzata ad ottenere atteggiamenti di favore da parte degli stessi nonché l’utilizzo di strumenti pubblicitari ingannevoli.
Contributi e sponsorizzazioni
TuoTempo è disponibile a fornire contributi e sponsorizzazioni, nel rispetto delle procedure definite e della normativa vigente, dandone adeguata pubblicità, per sostenere iniziative proposte da enti pubblici e privati e da associazioni senza fini di lucro, regolarmente costituite ai sensi della legge e che promuovano i valori cui si ispira il presente Codice. Le sponsorizzazioni ed i contributi possono riguardare eventi ed iniziative a carattere sociale, culturale, sportivo e artistico; esse possono essere finalizzate anche alla realizzazione di studi, ricerche, convegni e seminari aventi ad oggetto tematiche di interesse per TuoTempo.
Ambiente
TuoTempo gestisce le proprie attività perseguendo la tutela dell’ambiente, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle prestazioni in questo particolare ambito ed adottando le misure più idonee a preservare l’ambiente a beneficio della comunità e delle generazioni future.
Organismo di Vigilanza
L’ente deputato a vigilare sull’applicazione del Codice Etico è l’Organismo di Vigilanza (nel seguito anche “OdV” o “organismo”) istituito in TuoTempo ai sensi del Decreto Legislativo n. 231 del 2001. L’OdV si coordina con gli organi e le funzioni competenti per la corretta attuazione e l’adeguato controllo e monitoraggio dei contenuti del presente documento. Gli organi sociali ed i loro componenti, i dipendenti, i collaboratori ed i terzi che agiscono per conto di TuoTempo, sono tenuti a prestare la massima collaborazione nel favorire lo svolgimento delle funzioni dell’Organismo di Vigilanza.
Conoscenza e applicazione
Il presente Codice è portato a conoscenza di tutti i destinatari mediante apposite attività di comunicazione. L’OdV, al fine di rafforzare la condivisione del Codice Etico, si confronta con le funzioni competenti stimolando adeguati percorsi di formazione che permettano di chiarirne ogni aspetto relativo all’applicazione. Eventuali dubbi applicativi connessi al presente documento devono essere tempestivamente discussi con l’Organismo di Vigilanza.
Segnalazione delle violazioni
I destinatari sono tenuti a segnalare preferibilmente in forma non anonima qualsiasi violazione del Codice Etico al superiore gerarchico o all’Organismo di Vigilanza, tramite la casella di posta elettronica odv@tuotempo.com o tramite altri mezzi di comunicazione previsti dall’organismo stesso. L’Organismo di Vigilanza provvederà a valutare tempestivamente la segnalazione, anche interpellando il mittente, il responsabile della presunta violazione ed ogni soggetto potenzialmente coinvolto. L’Organismo garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge, nonché la tutela da qualsiasi tipo di ritorsione.
Provvedimenti disciplinari
Spetta all’Organismo di Vigilanza il compito di verificare ed accertare eventuali violazioni dei doveri previsti nel presente Codice. In caso di violazione del Codice, le funzioni competenti, titolari del potere disciplinare, si impegnano ad irrogare, con coerenza, imparzialità ed uniformità sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro e, ove applicabile, al sistema sanzionatorio definito nel Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla azienda.
Modifiche e aggiornamenti al Codice
Qualsiasi modifica e/o integrazione al presente Codice Etico dovrà essere apportata con le stesse modalità adottate per la sua approvazione iniziale.