Nel mondo della sanità, nonostante il settore sia uno dei più coinvolti dalle più recenti rivoluzioni digitali e IT, il paziente medio è ancora costretto a mettersi in coda per ricevere pagine di documenti o CD con i risultati dei propri esami diagnostici o di laboratorio. Questa circostanza potrebbe persino diventare paradossale se pensiamo che la maggior parte delle informazioni di cui usufruiamo tutti i giorni sono in formato completamente virtuale. La digitalizzazione dei documenti sanitari, della reportistica medica, delle fatture e persino degli esami diagnostici complessi, come i raggi X o le tomografie, è oggi possibile grazie alle tecnologie digitali.
Perché è un passo necessario da compiere?
Arrivederci, lavori di archivio e manutenzione
Pile di documenti e fascicoli sanitari da conservare, archivi da gestire e tenere organizzati, fotocopie e autorizzazioni fisiche, addio. Secondo una ricerca della American Records Management Association (ARMA), in media in un’azienda:
- Tra il 7% e il 14% dei costi totali sono assorbiti nel processamento dei documenti fisici;
- Il personale impiega mediamente il 7,4% del proprio tempo nella ricerca di documenti;
- Lo spazio necessario per conservare i documenti raddoppia ogni tre anni.
Ad oggi, esistono diverse soluzioni per gestire ogni forma di documento prodotto dal centro medico in modo totalmente digitale. Queste consentono generalmente di salvare le moli di documenti prodotti normalmente dai centri medici su dei cloud online protetti da crittografia e da sistemi avanzati di sicurezza, permettendo al centro di aumentare notevolmente le performance del servizio. È infatti possibile affidarsi ad un sistema integrato di dati prontamente disponibili, facendo definitivamente a meno degli sprechi di tempo dovuti alle procedure tradizionali di archiviazione, conservazione e ricerca.
Basta sprechi!
La carta è un bene prezioso e anche costoso se prodotta in grandi quantità. Alcune ricerche del Becker’s Healthcare Review stimano che in una struttura ospedaliera ogni letto costi mediamente 2.500$ all’anno solamente di documenti cartacei. Uno dei problemi della carta stampata è proprio quello di essere ormai uno spreco vero e proprio, sostituibile agilmente con soluzioni digitali estremamente versatili e sicure. Inoltre, rinunciare alla carta stampata è anche una soluzione ecologica ottimale, sia nella direzione delle politiche di sostenibilità che vengono varate ogni giorno, ma anche in termini di reputazione e immagine percepita da pazienti sempre più esigenti e attenti ai temi ambientali.
Il tramonto delle code e delle attese
Caliamoci nel ruolo del paziente che, dopo una visita eseguita secondo le sue aspettative, è costretto ad avviarsi, anziché verso l’uscita, nuovamente alla reception per attendere, in fila, di ricevere le sue ricette o la sua documentazione. Secondo la letteratura scientifica, è ormai ben noto l’impatto negativo dei tempi d’attesa sulla percezione della qualità del servizio e sulla soddisfazione del paziente. Da ricerche recenti, emerge persino che un paziente su cinque in media non tornerà proprio a causa dei tempi d’attesa lunghi:
“I tempi di attesa sono l’indicatore più visibile delle nostre performance. Nessun altro ci informa meglio dello stato dei nostri processi in modo così chiaro”
Aneesh Suneja, co-autore di “Lean Doctors” e fondatore di FlowOne Lean Consulting
Inoltre, i documenti sanitari fisici possono creare più di un problema dal momento che in tempi recenti la pandemia da Covid-19 ha reso imperativi calcoli di distanziamento sociale e di implementazione di procedure contact-free e snelle.
Una cartella del paziente, ovunque
In aggiunta a tutto ciò, uno dei problemi dei documenti cartacei è proprio il fatto che sono facilmente smarribili, rendendo del tutto vano qualsiasi tentativo di conoscere nel dettaglio la storia clinica del paziente quando si presenta alla visita. Un Dossier Online personale, oltre a risolvere facilmente un imprevisto del genere, agisce anche da promotore della ritenzione dei pazienti che saranno notevolmente incentivati a ritornare per essere visitati nello stesso centro che conserva loro lo storico sanitario completo.
Niente più formati non supportati e problemi di visualizzazione
Lentamente, ogni formato fisico di conservazione dei dati sta sparendo per lasciare il posto a strumenti smart e cloud-based. Ad esempio il CD, in tutte le sue versioni, è ormai retaggio del passato: ne è una prova la progressiva scomparsa dei lettori dedicati nei computer portatili. Questo tipo di supporto è stata la scelta di riferimento per lungo tempo, perché l’unica adatta a conservare i file ingombranti di alcuni esami diagnostici come i Raggi X e le risonanze magnetiche. Nonostante ciò, a causa di formati non supportati, aggiornamenti mancanti, infinite costellazioni di servizi e programmi di elaborazione, molto spesso i CD risultavano totalmente illeggibili, annullando del tutto la loro funzione primaria. Oggi è arrivato il tempo delle soluzioni cloud-based e dei dossier integrati.
Quanto è utile per i pazienti? Il caso del Maugeri
Abbiamo studiato ICS Maugeri che, da qualche tempo ormai, ha dematerializzato i documenti cartacei dei pazienti nel proprio portale online. Uno dei punti critici indagati è stato la ricezione del nuovo strumento da parte dei pazienti, per valutare se la transizione digitale abbia sortito gli effetti desiderati senza creare ostacoli nell’erogazione del servizio. In una prima analisi, emerge che l’87% dei documenti è stato scaricato nel primo anno di implementazione. Questo dato è ulteriormente rafforzato dal confronto mese su mese (MoM) che rapporta il numero di documenti medici scaricati in un determinato mese con lo stesso mese dell’anno precedente:
Il Maugeri, tra le sue strategie digitali, ha adottato i Dossier e lentamente i pazienti hanno iniziato ad apprezzarne i benefici. I documenti disponibili sul portale sono stati infatti aperti e scaricati persino nel weekend e sono stati condivisi un numero crescente di volte, segnale che i pazienti apprezzano la possibilità di avere un accesso rapido ai propri documenti sanitari 24/7.
In conclusione, un semplice Dossier Online può fare una differenza sostanziale nella qualità dei servizi erogati. Con le parole di Alessandro Procaccini, Strategy and Business Development Director di ICS Maugeri:
"La possibilità di fruire del Dossier Online ha aperto una nuova frontiera dei nostri servizi, dando la possibilità al paziente di accedere ai referti e esami, completamente online, e a noi di alleggerire il peso delle procedure burocratiche e snellire le operazioni interne."
Alessandro Procaccini, Strategy and Business Development Director at ICS Maugeri.
