La grande accelerazione del digitale ha reso il sistema sanitario più efficiente e l’accesso alle pratiche assistenziali più immediato ed agevole, a vantaggio dei pazienti. Secondo i dati rilevati negli ultimi mesi, un numero sempre maggiore di italiani utilizza la tecnologia - attraverso dispositivi mobili, portali web e piattaforme social - per prenotare online servizi assistenziali e per assolvere molte pratiche amministrative (es. pagamenti e ritiro dei referti) che in passato venivano evase quasi esclusivamente offline.
Come reazione a questo trend, le aziende sanitarie hanno iniziato a rendere visibile online la disponibilità dei propri servizi e dei pacchetti offerti presso le loro strutture. Si avvalgono di strategie di marketing digitale, utilizzando soprattutto canali come Google Paid o piattaforme social come Facebook, Instagram e LinkedIn per pubblicizzare il proprio prodotto, accrescere la loro brand awareness ed aumentare la lead base. Ma cosa significa esattamente?
Per “lead base” si intende un bacino di contatti interessati ai prodotti o ai servizi offerti da un’azienda sanitaria e che possono diventare potenziali clienti. Nutrire e gestire questo tipo di contatti - solitamente in forma di email o numero di telefono, lasciati dalle stesse persone interessate ai servizi - è pertanto fondamentale per far crescere la propria attività, soprattutto se si considera che il 90% dei contatti (lead) diventa inattivo dopo 90 giorni. Pertanto, quando un potenziale paziente lascia i propri dati per essere contattato, è importante raggiungerlo il prima possibile: minore è il tempo di reazione e maggiore sarà la probabilità di convertire quel contatto in cliente.
Da ricerche svolte tra i clienti di TuoTempo, è emerso che molti centri medici gestiscono ancora manualmente sia le piattaforme che generano nuovi contatti, sia le stesse liste di contatti, impiegando molto tempo per la registrazione dei dati e per il recall, rischiando di perdere opportunità di conversione.
Leadflow. La soluzione per la gestione dei lead
La soluzione di TuoTempo elaborata per il lead management si chiama Leadflow ed è un sistema che risponde alle nuove esigenze del mercato sanitario per la gestione sicura, agevole ed integrata dei contatti dei potenziali pazienti.
Chiarire principalmente come funziona la costruzione della presenza online di una struttura sanitaria è utile in tal senso. Questa è finalizzata al mantenimento del canale comunicativo con i propri attuali pazienti, ma è anche fondamentale per attrarne di nuovi. Tale processo procede per quattro step principali:
- Marketing Sanitario: vengono messe in campo attività di marketing sanitario online, sia a pagamento che non, affinché l’azienda sanitaria raggiunga nuovi pazienti;
- Lead Generation: I contatti interessati condividono le proprie informazioni (es. Email o num di tel) generando quello che, in inglese, viene denominato "Lead";
- Lead Nurturing: i lead vengono raggiunti dalla struttura attraverso il contatto telefonico o tramite l'invio di contenuti rilevanti, allo scopo di trasformarli in pazienti;
- Conversion: il lead prenota un servizio e viene convertito in paziente effettivo;
In questo processo, il modulo Leadflow consente - all’interno del proprio sistema informatico - di gestire i nuovi lead in tempo reale e assegnarli ad operatori differenti affinché li ricontattino in tempi brevi. Inoltre, sempre tramite Leadflow, è possibile impostare reminder, task e scadenze personalizzate affinché il flusso sia correttamente distribuito; questo consentirà al processo di essere più efficiente e trasformare le richieste di contatto in prenotazioni effettive di una visita o di un servizio.
Quali benefici apporta l’impiego di Leadflow?
Il modulo Leadflow è stato sviluppato per andare incontro alle necessità dei nostri clienti, sempre più sensibili alle esigenze dei pazienti e al modo in cui questi determinano i trend del mercato sanitario. Nel dettaglio, l’utilizzo di Leadflow apporta considerevoli vantaggi di gestione, fra i quali:
Velocizza il flusso. Attraverso l’automazione il processo diventa agile e tutte le informazioni vengono automaticamente raccolte in tempo reale, rendendo la gestione e la canalizzazione delle informazioni più veloce ed agevole. Viene così ridotto il lavoro manuale, il quale solitamente richiede più tempo nella raccolta e organizzazione delle informazioni.
Valorizza le azioni di marketing inbound. Converge automaticamente i dati provenienti da tutte le piattaforme esterne di marketing all’interno del CRM, affinché le informazioni possano essere gestite e processate in un’unica piattaforma, evitando che si disperdano o che non possano essere monitorate correttamente.
Incrementa le conversioni. Riduce le tempistiche di ricontatto. La corretta canalizzazione delle informazioni consente di richiamare il paziente nel minor tempo possibile, nel momento in cui ha necessità delle informazioni e l’interesse è ancora alto. Richiamarlo nel momento più adatto incrementa le possibilità di convertire una richiesta in una prenotazione di servizio.
Consente la creazione di una banca dati. Una volta inseriti i contatti, questi vengono registrati all’interno di un database (si osservano tutte le regole previste dal GDPR sulla sicurezza del trattamento dei dati) e possono essere utilizzati per azioni future di marketing volte a promuovere i propri servizi, come le campagne di comunicazione. In questo modo vengono incentivate nuove prenotazioni partendo da una banca dati esistente, senza la necessità di doverla creare ad ogni nuova azione di promozione.
Permette il monitoraggio del processo. Tramite un cruscotto semplificato è possibile monitorare l’andamento del processo restituendo una chiara visione delle azioni svolte, delle tempistiche e delle informazioni che caratterizzano il flusso. La verifica dei dati permetterà di individuare eventuali aree di intervento, così da rendere il processo sempre più veloce ed efficace, migliorando al contempo l’esperienza dei pazienti.
Così come per gli altri moduli di TuoTempo, anche il modulo Leadflow può essere integrato con qualsiasi piattaforma, da quelle già in uso dalla struttura alle più rinomate piattaforme social e di marketing inbound.
TuoTempo ti permette di gestire tutti i tuoi lead in una sola piattaforma, il tuo CRM.
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